Johannes Kinast » Durchstarten

Buchhaltung mit Lexoffice automatisieren: Meine Erfahrung

Johannes 22. Oktober 2020

Nachdem ich auf dem Weg zu einer automatisierten Buchhaltung mir bereits sevDesk und Fastbill angeschaut habe und mir gedacht habe: Alle guten Dinge sind drei, wollte ich auch noch Lexoffice eine Chance geben.

Meine persönliche Situation und Anforderungen an eine Lösung, habe ich hier beschrieben: Mein Weg zur automatisierten Buchhaltung Dieser Artiel ist Teil einer Serie:

Info

Ich habe Fastbill bisher nur im kostenlosen 14-tägigen Probezeitraum genutzt und meine Erfahrung kann man als ersten Eindruck bezeichnen. Der Langzeittest steht noch aus, wenn ich mich schlussendlich für Fastbill entscheiden sollte.

Ich habe kein Geld oder irgendeine andere Gegenleistung für diesen Bericht erhalten. Ich mach das aus meiner persönlichen Motivation heraus, meine Buchhaltung so gut es geht zu automatisieren.

Erster Eindruck

Leider war der erste Eindruck von Lexoffice nicht besonders positiv. Als ich die ersten Belege, die ich vorher ebenfalls zu sevDesk und Fastbill hochgeladen habe, versucht habe mit Lexoffice zu erfassen, sind mir direkt schlechte Erinnerungen an Get My Invoices hochgekommen.

Zwar kann man mehrere Belege auf einmal hochladen, trotzdem braucht die Texterkennung ewig. Bei meinen ersten Tests fast immer 5-10 Sekunden. In der Zeit ist die UI gesperrt und man kann nichts machen = verlorene Zeit. Das Ergebnis ist dann leider auch ernüchternd. Meistens wird nur ein Bruchteil der Felder ausgefüllt. Das meiste muss man per Hand machen.

lexoffice texterkennung — Texterkennung läuft und blockiert alles

Wenn die Texterkennung funktioniert, erkennt sie aber auch Informationen (Name, USt-IdNr., Email…) zu dem Lieferanten/Kunden und kann basierend darauf einen neuen Lieferanten/Kunden anlegen.

Zusätzlich kann man, wie ich es bereits von Get My Invoices kannte, Stellen im Beleg mit der Maus markieren und in diesem Bereich wird dann noch mal die Texterkennung ausgeführt. Das erfasste kann man dann direkt für eins der Felder übernehmen.

lexoffice texterkennung markieren — Bereich markieren und per Texterkennung Felder ausfüllen

Leider erlaubt aber auch Lexoffice keine Fremdwährungen. Und das weder bei Belegen noch bei Rechnungen. Für mich leider ein K.O.-Kriterium.

Was mir ebenfalls fehlt, ist die Möglichkeit per Email erhaltene Belege per Email an Lexoffice zu senden.

Rechnungen kann man dafür aber in Englisch erstellen und auch das Land usw. wird richtig übersetzt. Man kann auch direkt aus Lexoffice heraus Rechnungen per Email verschicken, es ist aber keine Angabe von CC oder BCC Adressen möglich.

lexoffice beleg englisch — Rechnung in Englisch übersetzen

Positiv überrascht war ich von der Möglichkeit meine American Express-Kreditkarte zu hinterlegen. Allerdings wurde nur der aktuelle Kontostand abgerufen, nicht die Zahlungen.

Fazit

An dieser Stelle habe ich den Text von Lexoffice dann abgebrochen. Der Workflow hat mir einfach nicht gefallen. Vor allem die lahme Texterkennung, keine Möglichkeit zumindest bei Rechnungen Fremdwährungen anzulegen und die fehlende Email-Weiterleitung haben mich zu dem Schluss gebracht, dass Lexoffice leider nicht für meine Buchhaltung taugt.

Dieser Artikel ist Teil der Serie Buchhaltung automatisieren. Hier findet ihr die weiten bisher veröffentlichen Beiträge:

WordPress Snippets für Custom Post Status

Johannes 15. Oktober 2020

In WordPress gibt es Custom Post Types, Custom Fields, Custom Taxonomies und auch Custom Post Status, um neben Draft, Future, Pending, Private, Publish und Trash eigene Custom Post Status bereitzustellen. Leider wird das Thema in den letzten Jahren sehr stiefmütterlich behandelt und man kann schnell Eindruck gewinnen, dass man am liebsten Custom Post Status komplett aus dem Core entfernen würde. So werden Custom Post Status nicht mehr wirklich in Gutenberg berücksichtigt und ein Ticket, dass Custom Post Status automatisch in die UI bringen soll, ist seit geschlagenen 11 Jahren offen!

Trotzdem haben Post Status meiner Meinung nach einen entscheidenden Vorteil: Sie werden direkt in der wp_posts Tabelle in der post_status Spalte mit einem Index gespeichert. Filtern oder sortieren anhand dieser Spalte ist damit extrem schnell und erfordert kein JOIN zu einer anderen Tabelle, z.B. wp_postmeta im Fall von Custom Post Fields.

Buchhaltung mit Fastbill automatisieren: Meine Erfahrung

Johannes 10. Oktober 2020

Fastbill verspricht eine automatisierte Buchhaltung und genau danach bin ich aktuell auf der Suche. Nachdem ich bei sevDesk auf einige Probleme für meine Buchhaltung gestoßen bin, war Fastbill mein nächster Versuch.

Buchhaltung mit sevDesk automatisieren: Mein persönlicher Eindruck

Johannes 25. September 2020

Buchhaltung nervt und sollte nur so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nehmen. Dafür gibt es im Internet einen Haufen an Tools und ich habe mich auf der Suche nach der besten Lösung für meine Ansprüche gemacht und in dem Zuge sevDesk angeschaut und verrate euch, was mit gut gefallen hat und was nicht.

Mein Weg zur automatisierten Buchhaltung

Johannes 15. September 2020

Buchhaltung ist nervig, zeitaufwendig und bei mir leider jeden Monat immer die gleichen Schritte: Für jede Buchung auf dem Konto, Kreditkarte, PayPal… brauche ich einen Beleg und da ich Bilanzieren muss, darf den Rest mein Steuerberater machen. Bisher kostet aber selbst die Zusammenstellung der Belege locker einen Arbeitstag. Deswegen möchte ich meine Buchhaltung so weit wie möglich automatisieren. Um Zeit zu sparen aber auch, weil es einfach nervt. Den Weg dorthin und meine gewonnenen Erfahrungen will ich hier dokumentieren.

Buchhaltung mit Get My Invoices automatisieren: Meine Erfahrungen nach einem Jahr

Johannes 14. September 2020

Ich habe über ein Jahr lang versucht mit Get My Invoices meine Buchhaltung zu automatisieren. Der Dienst ruft automatisch Belege aus vielen Online Portalen ab und extrahiert dank Texterkennung die wichtigsten Informationen aus den Belegen. Was gut klappt und wo es bei Get My Invoices hakt, verrate ich euch hier.

WordPress 5.5: Standard Block Vorlagen (Patterns) entfernen

Johannes 12. August 2020

Mit WordPress 5.5 sind endlich die Block Patterns, auf Deutsch Block Vorlagen, in den Core eingezogen. Damit könnt ihr Patterns = Vorlagen für mehrere Blöcke in z.B. der functions.php in eurem Theme erstellen und den Nutzer im Block Editor bereitstellen.

WordPress liefert auch standardmäßig ein paar Beispiele mit. Wem diese Beispiele nicht zusagen, muss die Patterns ebenfalls über die functions.php entfernen.

Scripts Aktions-abhängig laden, z.B. wenn ein Button geklickt wird

Johannes 2. August 2020

Für WordPress und natürlich andere CMS gibt es tausende Plugins und viele davon laden eigene Scripts und Styles bei euch im Frontend. Die Anzahl und vor allem die Größe kann eure Website-Performance massiv beeinträchtigen. Wie man Plugins dazu bringt, Scripts & Styles nur zu laden, wenn sie wirklich notwendig sind, habe ich euch bereits gezeigt.

Es gibt aber Elemente z.B. Share-Buttons oder Autosuggest-Suchen die sind auf jeder Seite vertreten, werden aber nur bei einem Bruchteil der Seitenaufrufe wirklich von Nutzer genutzt. Nur, wenn der User den Beitrag teilen möchte oder eine Suche eintippt.

Ziel ist es an dieser Stelle das benötigte Script erst zu laden, wenn man sich sehr sicher ist, dass der Nutzer die Aktion ausführen will. Im Idealfall muss der User vorher auf einen Button klicken aber auch wenn der User mit der Maus über dem Suchfeld oder Button schwebt, kann als Auslöser herangezogen werden.

WordPress Website als App (PWA) im Google Play Store veröffentlichen

Johannes 16. Juli 2020

Immer mehr Menschen nutzen nur noch ihr Smartphone und dort werden vor allem Apps genutzt. Doch eine App zu programmieren und vor allem zu pflegen kann neben der eigenen WordPress Website sehr zeitaufwendig sein.

Ich kann davon mit Travel-Dealz ein Lied singen. Alle Features einer modernen Website in einer App abzubilden ist mit immensem Aufwand verbunden. Dabei kann man Websites so gut mobil optimieren, dass eine zusätzliche App eigentlich überhaupt nicht notwendig ist.

Seit einigen Jahren gibt es bereits sogenannte Progressive Web Apps, kurz PWA. Websiten, die zahlreiche Merkmale von nativen Apps besitzen. Sie können wie eine App auf dem Smartphone „installiert“ werden und man findet auf dem Homescreen das App-Icon. Öffnet man die PWA, wird einfach die Website in einem Webview (nicht im Browser) geöffnet. Außerdem sind Push Notifications oder Offline-Funktionen möglich.

Der größte Nachteil ist aber, dass man nicht im App Store für iPhone/iPad oder im Google Play Store für Android vertreten ist.

Zumindest im Google Play Store kann man mittlerweile aber seine Progressive Web App wie eine ganz normale native App veröffentlichen! Deswegen zeige ich euch in diesem Artikel, wie ihr aus eurer WordPress Website eine Progressive Web App macht und diese anschließend im Google Play Store veröffentlicht!

WordPress Snippet: Artikel-Updates in Feedly anzeigen lassen

Johannes 9. Juli 2020

Wer seine Website pflegt, hält bestehende Artikel aktuell und überarbeitet sie von Zeit zu Zeit. Warum also nicht den überarbeiteten Artikel wieder auf die erste Seite hochziehen und so neue Leser darauf aufmerksam machen.

Leider bekommen davon eure Feed-Abonnenten z.B. über Feedly, Feedbin… wahrscheinlich nichts mit, weil sich der Globally Unique Identifier, kurz GUID, nicht ändert: