Buchhaltung automatisieren: Meine Entscheidung

Meine kleine Serie zu meinem Versuch die Buchhaltung zu automatisieren, möchte ich heute mit einer Entscheidung zu Ende bringen. Eine Entscheidung, welches Tool ich in Zukunft verwenden werden.

Getestet habe ich Get My Invoice, welches ich über ein Jahr lang verwendet habe, sevDesk, Fastbill und Lexoffice. Meine Anforderungen habe ich bereits am Anfang klar definiert. 100% werden diese von keinem der Anbieter erfüllt, aber ich habe trotzdem einen Kompromiss gefunden.

Die bisherigen Artikel der Serien, die mit der Entscheidung (vorerst) zu Ende geht, findet ihr hier:

  1. Mein Weg zur automatisierten Buchhaltung
  2. Get My Invoices: Meine Erfahrungen nach über einem Jahr
  3. sevDesk: Meine persönlicher (erster) Eindruck
  4. Fastbill: Mein persönlicher (erster) Eindruck
  5. Lexoffice: Mein persönlicher (erster) Eindruck
  6. Meine Entscheidung

Die Entscheidung

Ich will auch nicht lange um den heißen Brei herumreden: Ich setzte jetzt bereits seit drei Monaten sevDesk ein und bin bisher auch immer noch zufrieden!

Gehen wir doch einfach einmal die Anforderungen durch und schauen, wo es noch Hakt:

  • Rechnungen schreiben, auf Englisch und inkl. CC per Email verschicken: Ich kann schnell und einfach Rechnungen schreiben und direkt per Email inkl. CC verschicken. Rechnungen auf Englisch sind kein Problem und mit den Vorlagen auch schnell erstellbar.
  • Belege per Email weiterleiten: Rechnungen, Gutschriften und Belege von Dritten kann ich einfach an autobox@sevdesk.email weiterleiten. Hier muss ich nur aufpassen, die in sevDesk hinterlegte Email-Adresse als Absender zu verwenden. Meine Rechnungs-Email-Adresse, die ich bei vielen Anbietern hinterlegt habe, funktioniert damit leider nicht mehr. Ich muss immer darauf achten die Emails mit Belegen mit der richtigen Absender-Email-Adresse weiterzuleiten. Etwas nervig. Schön wäre es, wenn man bei sevDesk mehrere Email-Adressen als Absender erlauben könnte.
  • Belege in Fremdwährungen: Ein Manko von SevDesk ist, dass leider keine Belege in Fremdwährungen unterstützt werden. Als Workaround schreibe ich den Beleg erst fest, wenn ich die genaue Summe in Euro kenne, z.B. vom Kontoauszug. Ist zwar nervig aber funktioniert.
  • Konto, Kreditkarten, PayPal: Meine Kontobewegungen kann ich alle in sevDesk einsehen und jeder Zahlung einen Beleg zuordnen. Nur die Kontobewegungen von American Express kann ich leider nicht abrufen aber importieren. Ich habe mir dafür ein kleines Node.js-Script gebastelt, was die CSV-Datei in das richtige Format bringt.
  • Lernende Texterkennung: Die Texterkennung der Belege ist gut, aber nicht perfekt. Immerhin habe ich bei sevDesk bisher das Gefühl, mit jedem Beleg wird es wirklich besser und ich muss nicht wie früher bei Get My Invoice jedes Mal dieselben Fehler korrigieren.
  • Monatlicher Export: Bevor ich die Belege an meinen Steuerberater weiterleite, exportiere ich alle Belege und lege sie lokal in einem Ordner als Backup ab. Funktioniert gut!
  • Export an meinen Steuerberater: Mein Steuerberater bekommt die Belege und Zahlungen bequem per DATEV-Export und ist damit bisher glücklich, wobei wir hier noch ein Problem bei Zuordnung der Kundennummern lösen müssen.
  • Schnelle Ladezeiten: Wunderbar. An diesem Punkt hat mir sevDesk wirklich überzeugt. Die Webapp fühlt sich wirklich wie ein natives Programm an.
  • Gute Benutzerfreundlichkeit: Auch hier gibt es keine großen Punkte, wo mich der Workflow von sevDesk wirklich stört. Ich habe nicht das Gefühl irgendwo Zeit zu verschwenden.

Wie geht es weiter?

Zwar hat sevDesk meine Buchhaltung beschleunigt, trotzdem ist sie noch lange nicht vollständig automatisiert. Pro Monat muss ich, bzw. meine Frau, weiterhin gut einen Arbeitstag in die Buchhaltung investieren.

Ein Problem ist immer noch der Export der Belege aus den einzelnen Affiliate Netzwerken, mit denen ich zusammenarbeite. Hier habe ich angefangen mit Node.js und Puppeteer (Headless Browser) ein automatisches Script zu schreiben. Allerdings muss ich schon nach drei Monaten der Nutzung feststellen, dass der Pflegeaufwand enorm ist. Auf einmal wird eine komplett neue UI eingeführt, heißt ich muss das Script neu schreiben oder ein Popup blockiert das Script und ich muss doch wieder Hand anlegen.

Ich habe schon darüber nachgedacht für den Export doch wieder Get My Invoice zu nutzen oder einen andern Anbieter in dem Segment auszuprobieren. Der Kern meiner Buchhaltung soll aber weiterhin sevDesk bleiben.

Ich halte Euch auf dem Laufenden!

Hier noch einmal alle Teile dieser Serie:

  1. Mein Weg zur automatisierten Buchhaltung
  2. Get My Invoices: Meine Erfahrungen nach über einem Jahr
  3. sevDesk: Meine persönlicher (erster) Eindruck
  4. Fastbill: Mein persönlicher (erster) Eindruck
  5. Lexoffice: Mein persönlicher (erster) Eindruck
  6. Meine Entscheidung

5 Reaktionen zu “Buchhaltung automatisieren: Meine Entscheidung

Erwähnungen

  • Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie alle Beiträge zur #Projekt26 Challenge im Jahr 2020

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.