Buchhaltung mit sevDesk automatisieren: Mein persönlicher Eindruck

Buchhaltung nervt und sollte nur so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nehmen. Dafür gibt es im Internet einen Haufen an Tools und ich habe mich auf der Suche nach der besten Lösung für meine Ansprüche gemacht und in dem Zuge sevDesk angeschaut und verrate euch, was mit gut gefallen hat und was nicht.

Meine persönliche Situation und Anforderungen an eine Lösung, habe ich hier beschrieben: Mein Weg zur automatisierten Buchhaltung Dieser Artiel ist Teil einer Serie:

  1. Mein Weg zur automatisierten Buchhaltung
  2. Get My Invoices: Meine Erfahrungen nach über einem Jahr
  3. sevDesk: Meine persönlicher (erster) Eindruck
  4. Fastbill: Mein persönlicher (erster) Eindruck
  5. Lexoffice: Mein persönlicher (erster) Eindruck
  6. Meine Entscheidung

Info

Ich habe sevDesk bisher nur im kostenlosen 14-tägigen Probezeitraum genutzt und meine Erfahrung kann man als ersten Eindruck bezeichnen. Der Langzeittest steht noch aus, wenn ich mich schlussendlich für sevDesk entscheiden sollte.

Ich habe kein Geld oder irgendeine andere Gegenleistung für diesen Bericht erhalten. Ich mach das aus meiner persönlichen Motivation heraus, meine Buchhaltung so gut es geht zu automatisieren.

Nach Get My Invoices war sevDesk mein erster Versuch eine bessere Lösung für meine Buchhaltung zu finden. Angetan war ich von dem Versprechen durch den Abruf der Zahlungen von meinem Geschäftskonto, PayPal & Kreditkarten jeder Zahlung direkt einen Beleg zuordnen zu können. Deswegen entschloss ich mich sevDesk zumindest einmal in dem 14-tägigem Testzeitraum eine Chance zu geben.

Zahlungen importieren

Der erste Eindruck von sevDesk war sehr positiv. Ich konnte direkt loslegen, die Einbindung von meinem Geschäftskonto, PayPal und der Miles&More-Kreditkarte verlief reibungslos. Die Posten wurden direkt importiert und übersichtlich aufbereitet.

Schwieriger wird es mit American Express. Hier bietet sevDesk aber Offline-Konten an. Bei American Express kann man alle Zahlungen als CSV exportieren. Allerdings muss man vor dem Import zu sevDesk die Datei bearbeiten und das Format des Datums anpassen und die Vorzeichen bei den Beträgen umdrehen, damit sie als Ausgabe und nicht Einnahme erfasst werden. Leider manueller Aufwand, aber vielleicht tut sich da noch etwas.

Rechnungen

Rund 7 Jahre habe ich für meine Rechnungen das Mac-Programm Bill genutzt. Diese Ära sollte so langsam zu Ende gehen und auch hier konnte sevDesk beim ersten Eindruck punkten.

Übersichtliche UI und alle Angaben auf einer Seite:

sevdesk rechnung schreiben
Rechnung mit sevDesk schreiben

Per Email verschicken

Die fertige Rechnung (und auch ein Angebot, Auftrag, Lieferschein…) kann man bequem direkt aus sevDesk per Email verschicken. Sogar von einer eigenen Email-Adresse, wenn man die Zugangsdaten zu seinem SMTP-Server hinterlegt.

Außerdem ist es auch möglich weitere Empfänger im CC oder BCC hinzufügen.

Rechnung/Angebot… per Email versenden inkl. CC & BCC

Mehrsprachig

Es ist möglich einem eurem Kunden oder Geschäftspartner im Ausland eine Rechnung in der Landessprache schicken. Zur Auswahl stehen neben Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch und Griechisch.

Leider wird aber nicht alles übersetzt. Der Kopf- und Fuß-Text und der Betreff entspricht der Eingabe. Hier kann man sich aber eigene Vorlagen auf Englisch anlegen und so das Problem umgehen.

sevdesk rechnung englisch vorschau
Vorschau der Rechnung mit Sprache Englisch

Mich stellt diese Variante zufrieden. Vor allem im Vergleich zu Fastbill. Da kann man zwar eine englischsprachige Vorlage auswählen, damit ist aber nicht alles auf der Rechnung übersetzt. Das Land, auch vom Kunden, bleibt auf Deutsch und im Fußbereich steht dann Gerichtsstand… Wirkt nicht richtig professionell.

Belege

Ihr könnt eure Belege per Drag-and-drop hochladen. Gebt einfach vorher an, ob ihr eine Einnahme oder Ausgabe erfassen wollt und sofort steht der Beleg zur weiteren Bearbeitung bereit.

Belege können ihr auch von der im Konto hinterlegten Email-Adresse an autobox@sevdesk.email gesendet werden und werden dann automatisch unter Entwürfe abgelegt.

Ein Massenupload ist, soweit ich das gesehen habe, leider nicht möglich.

Update

Durch Zufall habe ich herausgefunden, wie ein Massenupload möglich ist: Einfach die Dateien in dem Belege-Screen ziehen. Dann kann man auswählen, ob es sich um Aus- oder Einnahmen handelt und die Belege werden im Hintergrund ausgewertet.

Die Benutzeroberfläche ist eine Single Page App(lication) und reagiert wirklich schnell. Auch Belege werden sehr flott geladen. Definitiv unter meiner Geduldsgrenze von 1 bis 2 Sekunden.

Texterkennung

Gut funktioniert auch die automatische Texterkennung. Viele Angaben in den Rechnungen werden automatisch erfasst und es wird durch eine kleine Flagge auch kenntlich gemacht, welche Angaben automatisch erfasst worden sind. Man kann die Texterkennung sogar in Echtzeit beobachten und auch gleichzeitig schon Einstellungen vornehmen.

Leider gibt es nicht die Möglichkeit nachträglich Bereiche in dem Beleg mit der Maus auszuwählen und speziell dort noch einmal die Texterkennung laufen zu lassen und anschließend einem Feld zuzuordnen. Vor allem bei langen Rechnungsnummern war das bei Get My Invoices ein nettes Feature.

Ob die Texterkennung wirklich lernend ist, muss ich noch beobachten. Leider kann man bei sevDesk kein Feedback zu der Texterkennung geben. Bei Fastbill kann man die direkt mit 1-5 Sternen bewerten und so dem Entwickler einen guten Anhaltspunkt zur Verbesserung bieten.

Workflow

Positiv erwähnenswert ist auch der gute und durchdachte Workflow. Man kann einer Zahlung direkt einen bestehenden Beleg zuweisen oder einen neuen anlegen. Bei Fastbill kann man z.B. nur einer Zahlung einen Beleg zuordnen aber nicht direkt einen neuen Beleg anlegen/hochladen. Da heißt es erst wieder unter Dokumente wechseln, Beleg hochladen, zurück zu Banking, Posten finden und dann den Beleg dem Posten zuweisen.

Praktisch ist ebenfalls, dass man aus dem Belege-Erfassen-Dialog neue Kunden anlegen kann. Das ist bei Fastbill ebenfalls nicht möglich.

Zusätzlich gibt es auch eine Stapelverarbeitung, um mehrere Belege hintereinander zu bearbeiten. Man kann auch wirklich schnell zwischen den einzelnen Belegen hin und herwechseln.

Keine Fremdwährungen

Auf ein Problem bin ich leider ziemlich schnell gestoßen. Bei selbst erstellten Rechnungen erlaubt sevDesk zwar Fremdwährungen, bei Belegen aber nicht. Zwar werden bei mir schlussendlich alle Posten in Euro verbucht, aber sevDesk mecker bei der kleinsten Abweichung zwischen dem im Beleg-Betrag und Zahlungs-Betrag und möchte dafür einen Grund wissen. Hier wäre es zumindest praktisch, wenn man sevDesk sagen könnte, dass es für den Beleg den Zahlungs-Betrag übernehmen soll.

Ist der Beleg einmal einer Zahlung zugewiesen, kann man den Beleg-Betrag nicht mehr ändern. Man muss den Beleg wieder von der Zahlung lösen, den Zahlungs-Betrag eingeben und anschließend wieder der Zahlung zuweisen.

Fremdwährungen werden in Belegen nicht erkannt und lassen sich auch nicht eingeben

Wichtige Hinweise

Die aktuelle Umsatzsteuersenkung von 16% auf 19% macht das Rechnungsschreiben recht fehleranfällig. Entscheidend ist halt der Leistungszeitpunkt. Schön ist, dass sevDesk hier einen warnt, wenn die angegebene MwSt. nicht mit dem Leistungszeitraum übereinstimmt.

Schöne Übersicht des Belegs mit Lupe und Details

Apps

Neben der Web App(lication) bietet sevDesk auch eine ziemlich umfangreiche App für iOS und Android an. Die Konkurrenz bietet i.d.R. nur Scan-Apps an.

Auch wenn ich ganz gut mit der App auf dem iPad arbeiten kann, kommt sie trotzdem nicht an die Usability der Website ran. Das merkt man spätestens, wenn man beim Erfassen der Belege, die PDF nicht links von den Angaben darstellen lassen kann. Stattdessen muss man sie einzeln öffnen was definitiv unproduktiv ist.

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass es ein massiver Mehraufwand ist neben einer Website noch eine App zu pflegen. Vor allem, wenn man den Anspruch hat, auf beiden Plattformen denselben Umfang an Features anzubieten. Das gelingt meiner Meinung nach nur sehr selten gut und bindet halt sehr viel Entwicklerressourcen, die man eventuell besser einsetzen kann.

Trotzdem sollte man nicht vergessen, dass Apps immer noch ein großes Thema sind und eine Rechnung schnell auf dem Smartphone oder Tablet schreiben durchaus sinnvoll sein kann.

Preis

Mit 16,90€ im Monat für das Paket Buchhaltung finde ich sevDesk preiswert. Vor allem, wenn ich es mit Get My Invoices vergleiche, für das ich 19€ bezahlen oder 29,99€ für das Pro-Paket von Fastbill. Lexoffice spielt im Buchhaltung & Berichte-Paket mit dauerhaft 16,90€ in einer ähnlichen Liga.

Zudem bietet sevDesk 50% Wechsel-Rabatt an, wenn man vorher eine andere Buchhaltungssoftware genutzt hat. Man muss sich aber für eine Laufzeit von 12 oder 24 Monaten entscheiden. Bei mir ist dazu allerdings nie eine Email angekommen…

Fazit

SevDesk erfüllt nur in einem Punkt nicht meine Ansprüche: Beim Thema Fremdwährungen für Belege. Vor allem der Workflow hat mich sonst sehr überzeugen können und der Preis ist definitiv fair angesetzt.

Positiv beeindruckt hat mich, dass SevDesk ein öffentliches Forum betreibt, wo mit Feature Request aber auch Support Fragen gut umgegangen wird und sich so auch Nutzer untereinander helfen können. Außerdem bekommt man da einen guten Eindruck, wo es an welcher Stelle noch hakt.

Dieser Artikel ist Teil der Serie Buchhaltung automatisieren. Hier findet ihr die weiten bisher veröffentlichen Beiträge:

  1. Mein Weg zur automatisierten Buchhaltung
  2. Get My Invoices: Meine Erfahrungen nach über einem Jahr
  3. sevDesk: Meine persönlicher (erster) Eindruck
  4. Fastbill: Mein persönlicher (erster) Eindruck
  5. Lexoffice: Mein persönlicher (erster) Eindruck
  6. Meine Entscheidung

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