Mein Weg zur automatisierten Buchhaltung

Buchhaltung ist nervig, zeitaufwendig und bei mir leider jeden Monat immer die gleichen Schritte: Für jede Buchung auf dem Konto, Kreditkarte, PayPal… brauche ich einen Beleg und da ich Bilanzieren muss, darf den Rest mein Steuerberater machen. Bisher kostet aber selbst die Zusammenstellung der Belege locker einen Arbeitstag. Deswegen möchte ich meine Buchhaltung so weit wie möglich automatisieren. Um Zeit zu sparen aber auch, weil es einfach nervt. Den Weg dorthin und meine gewonnenen Erfahrungen will ich hier dokumentieren.

Meine Situation

Mein Geschäft mit Travel-Dealz ist bereits sehr digital. Ich erhalte fast jede Rechnung und Gutschrift als PDF und mein Ordner mit physischen Rechnungen ist auch nach 10 Jahren immer noch derselbe und ein Einzelkind.

Rechnungen schreibe ich nur sehr wenige selber und wenn dann seit über 7 Jahren mit Bill 2. Häufig sind die Rechnungen für ausländische Unternehmen, deswegen muss die Rechnung zumindest als Duplikat auf Englisch vorliegen.

Für die meisten Einnahmen erhalte ich eine Gutschrift. Meisten von den Affiliate Netzwerken. Dafür muss ich jeden Monat die ganzen Gutschriften zusammensuchen. Einen Teil bekomme ich per Email zugeschickt. Den Rest muss ich mir meistens direkt in den Affiliate Netzwerken abholen. D.h. einloggen, richtige Unterseite finden und den passenden Beleg herunterladen.

Eingangsrechnungen z.B. für Hosting, Cloud, SaaS… bekomme ich zum größten Teil per Email. Zum Teil muss ich sie aber auch im Portal herunterladen.

Bargeld eingenommen habe ich noch nie. Alle Einnahmen landen per Überweisung auf meinem Geschäftskonto oder kommen über PayPal rein.

Ausgaben bezahle ich entweder per Überweisung, Kreditkarte (American Express Business Platinum, Miles&More Business Gold wegen Meilen ?), Girocard (wenn es nicht anders geht) oder PayPal.

Einzelne Rechnungen z.B. der IHK… bekomme ich (leider) postalisch. Diese digitalisiere ich dann direkt mit meinem Fujitsu ScanSnap Scanner. Definitiv eine große Hilfe. Über WLAN wandern die Dokumente dann erst einmal in Evernote in meinem #Eingang-Ordner und werden später sortiert. Die physische Rechnung wandert dann in meinen Rechnung-Ordner.

Bis Anfang 2019 habe ich jeden Beleg für meinen Steuerberater vorsortiert nach Ein- und Ausgangsrechnung und mit meinem Girokonto & den Kreditkarten abgeglichen. Der ZIP-Ordner bekommt mein Steuerberater dann monatlich und erledigt den Rest.

Auch wenn die Variante durchaus komfortabel für mich ist, will ich die Buchhaltung trotzdem weiter automatisieren und auch selber einen Überblick über Ein- und Ausgaben haben.

Meine Anforderungen

Nach meinem Jahr mit Get My Invoice, haben sich die Anforderungen von mir an eine Buchhaltungslösung ziemlich gut kristallisiert:

• Rechnungen schreiben: Bisher habe ich Rechnungen mit Bill 2 auf meinem Mac geschrieben. Ich schreibe nur wenige Rechnungen pro Monat und deswegen hat das bisher immer gereicht. Die nächste Lösung soll aber All in One sein und deswegen möchte ich auch Rechnungen schreiben können.
• Rechnungen auf Englisch verschicken: Die meisten Rechnungen stelle ich ausländischen Unternehmen und idealerweise sollte die Rechnung deswegen auch in Englisch erstellbar sein.
• Rechnung per Email inkl. CC verschicken: Ich will die Rechnungen direkt aus der Lösung heraus per Email verschicken können. Meisten muss ich zusätzlich die Kontaktperson in den CC setzten damit die Rechnung akzeptiert wird.
• Belege per Email weiterleiten: Viele Belege bekomme ich per Email und deswegen möchte ich sie einfach an den Anbieter weiterleiten und nicht erst speichern müssen und erneut hochladen.
• Belege in Fremdwährungen: Ich erhalte viele Rechnungen in US-Dollar oder Pfund und möchte den Betrag auch so direkt eingeben können. Umrechnen darf das Programm gerne selber.
• Konto, Kreditkarten, PayPal: Ich brauche zu jeder Buchung auf meinem Geschäftskonto aber auch auf meinen Kreditkarten und bei PayPal einen Beleg. Deswegen wäre ein Abruf der Buchungen direkt von meinem Konto aber auch meinen Kreditkarten und von PayPal ideal und das vermisse ich bisher. American Express wird schwierig aber eine Lösung dafür gibt Extrapunkte.
• Lernende Texterkennung: Da ich kaum Rechnungen schreibe, sondern viele Gutschrift- und Ausgabebelege erhalte, sollte die Texterkennung die wichtigsten Informationen zumindest einigermaßen zuverlässig extrahieren und vor allem auf Dauer besser werden.
• Monatlicher Export: Ich möchte meine Belege monatlich aus dem Programm exportieren und dauerhaft sichern. Einen Lock-in-Effekt möchte ich so vermeiden.
• Export an meinen Steuerberater: Mein Steuerberater sollte über eine DATEV auf die Belege zugreifen können und am besten auch einen eigenen Zugang erhalten.
• Schnelle Ladezeiten: Ich möchte so wenig Zeit wie möglich in der Software pro Monat verbringen. Die Ladezeiten sollten deswegen so kurz wie möglich sein und 1-2 Sekunden pro Beleg nicht überschreiten.
• Gute Benutzerfreundlichkeit: Ich möchte keine unnötigen Klicks machen müssen. Dazu gehört ein guter Workflow aber auch ein schönes und durchdachtes Design.

Mit dieser Erwartungshaltung bin ich an meinen Test von sevDesk, Fastbill und Lexoffice gegangen. Hier meine Erfahrungen:

1. Mein Weg zur automatisierten Buchhaltung
2. Get My Invoices: Meine Erfahrungen nach über einem Jahr
3. sevDesk: Meine persönlicher (erster) Eindruck
4. Fastbill: Mein persönlicher (erster) Eindruck
5. Lexoffice: Mein persönlicher (erster) Eindruck
6. Meine Entscheidung

Titelbild: Steve Buissinne auf Pixabay