Mein Weg zur automatisierten Buchhaltung

Buchhaltung ist nervig, zeitaufwendig und bei mir leider jeden Monat immer die gleichen Schritte: Für jede Buchung auf dem Konto, Kreditkarte, PayPal… brauche ich einen Beleg und da ich Bilanzieren muss, darf den Rest mein Steuerberater machen. Bisher kostet aber selbst die Zusammenstellung der Belege locker einen Arbeitstag. Deswegen möchte ich meine Buchhaltung so weit wie möglich automatisieren. Um Zeit zu sparen aber auch, weil es einfach nervt. Den Weg dorthin und meine gewonnenen Erfahrungen will ich hier dokumentieren.

Meine Situation

Mein Geschäft mit Travel-Dealz ist bereits sehr digital. Ich erhalte fast jede Rechnung und Gutschrift als PDF und mein Ordner mit physischen Rechnungen ist auch nach 10 Jahren immer noch derselbe und ein Einzelkind.

Rechnungen schreibe ich nur sehr wenige selber und wenn dann seit über 7 Jahren mit Bill 2. Häufig sind die Rechnungen für ausländische Unternehmen, deswegen muss die Rechnung zumindest als Duplikat auf Englisch vorliegen.

Für die meisten Einnahmen erhalte ich eine Gutschrift. Meisten von den Affiliate Netzwerken. Dafür muss ich jeden Monat die ganzen Gutschriften zusammensuchen. Einen Teil bekomme ich per Email zugeschickt. Den Rest muss ich mir meistens direkt in den Affiliate Netzwerken abholen. D.h. einloggen, richtige Unterseite finden und den passenden Beleg herunterladen.

Eingangsrechnungen z.B. für Hosting, Cloud, SaaS… bekomme ich zum größten Teil per Email. Zum Teil muss ich sie aber auch im Portal herunterladen.

Bargeld eingenommen habe ich noch nie. Alle Einnahmen landen per Überweisung auf meinem Geschäftskonto oder kommen über PayPal rein.

Ausgaben bezahle ich entweder per Überweisung, Kreditkarte (American Express Business Platinum, Miles&More Business Gold wegen Meilen 😉), Girocard (wenn es nicht anders geht) oder PayPal.

Einzelne Rechnungen z.B. der IHK… bekomme ich (leider) postalisch. Diese digitalisiere ich dann direkt mit meinem Fujitsu ScanSnap Scanner. Definitiv eine große Hilfe. Über WLAN wandern die Dokumente dann erst einmal in Evernote in meinem #Eingang-Ordner und werden später sortiert. Die physische Rechnung wandert dann in meinen Rechnung-Ordner.

Bis Anfang 2019 habe ich jeden Beleg für meinen Steuerberater vorsortiert nach Ein- und Ausgangsrechnung und mit meinem Girokonto & den Kreditkarten abgeglichen. Der ZIP-Ordner bekommt mein Steuerberater dann monatlich und erledigt den Rest.

Auch wenn die Variante durchaus komfortabel für mich ist, will ich die Buchhaltung trotzdem weiter automatisieren und auch selber einen Überblick über Ein- und Ausgaben haben.

Meine Anforderungen

Nach meinem Jahr mit Get My Invoice, haben sich die Anforderungen von mir an eine Buchhaltungslösung ziemlich gut kristallisiert:

  • Rechnungen schreiben: Bisher habe ich Rechnungen mit Bill 2 auf meinem Mac geschrieben. Ich schreibe nur wenige Rechnungen pro Monat und deswegen hat das bisher immer gereicht. Die nächste Lösung soll aber All in One sein und deswegen möchte ich auch Rechnungen schreiben können.
  • Rechnungen auf Englisch verschicken: Die meisten Rechnungen stelle ich ausländischen Unternehmen und idealerweise sollte die Rechnung deswegen auch in Englisch erstellbar sein.
  • Rechnung per Email inkl. CC verschicken: Ich will die Rechnungen direkt aus der Lösung heraus per Email verschicken können. Meisten muss ich zusätzlich die Kontaktperson in den CC setzten damit die Rechnung akzeptiert wird.
  • Belege per Email weiterleiten: Viele Belege bekomme ich per Email und deswegen möchte ich sie einfach an den Anbieter weiterleiten und nicht erst speichern müssen und erneut hochladen.
  • Belege in Fremdwährungen: Ich erhalte viele Rechnungen in US-Dollar oder Pfund und möchte den Betrag auch so direkt eingeben können. Umrechnen darf das Programm gerne selber.
  • Konto, Kreditkarten, PayPal: Ich brauche zu jeder Buchung auf meinem Geschäftskonto aber auch auf meinen Kreditkarten und bei PayPal einen Beleg. Deswegen wäre ein Abruf der Buchungen direkt von meinem Konto aber auch meinen Kreditkarten und von PayPal ideal und das vermisse ich bisher. American Express wird schwierig aber eine Lösung dafür gibt Extrapunkte.
  • Lernende Texterkennung: Da ich kaum Rechnungen schreibe, sondern viele Gutschrift- und Ausgabebelege erhalte, sollte die Texterkennung die wichtigsten Informationen zumindest einigermaßen zuverlässig extrahieren und vor allem auf Dauer besser werden.
  • Monatlicher Export: Ich möchte meine Belege monatlich aus dem Programm exportieren und dauerhaft sichern. Einen Lock-in-Effekt möchte ich so vermeiden.
  • Export an meinen Steuerberater: Mein Steuerberater sollte über eine DATEV auf die Belege zugreifen können und am besten auch einen eigenen Zugang erhalten.
  • Schnelle Ladezeiten: Ich möchte so wenig Zeit wie möglich in der Software pro Monat verbringen. Die Ladezeiten sollten deswegen so kurz wie möglich sein und 1-2 Sekunden pro Beleg nicht überschreiten.
  • Gute Benutzerfreundlichkeit: Ich möchte keine unnötigen Klicks machen müssen. Dazu gehört ein guter Workflow aber auch ein schönes und durchdachtes Design.

Mit dieser Erwartungshaltung bin ich an meinen Test von sevDesk, Fastbill und Lexoffice gegangen. Hier meine Erfahrungen:

  1. Mein Weg zur automatisierten Buchhaltung
  2. Get My Invoices: Meine Erfahrungen nach über einem Jahr
  3. sevDesk: Meine persönlicher (erster) Eindruck
  4. Fastbill: Mein persönlicher (erster) Eindruck
  5. Lexoffice: Mein persönlicher (erster) Eindruck
  6. Meine Entscheidung

Cover Picture: Steve Buissinne auf Pixabay

10 Reaktionen zu “Mein Weg zur automatisierten Buchhaltung

    1. Kannte ich bisher noch nicht. Sieht aber eher nach einer Lösung aus, die auf den Nordamerikanischenmarkt zugeschnitten ist. Ich Bezweifel, dass die Anbindung von deutschen Konten dort klappt.

  1. Buchhaltung nervt und sollte nur so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nehmen. Dafür gibt es im Internet einen Haufen an Tools und ich habe mich auf der Suche nach der besten Lösung für meine Ansprüche gemacht und in dem Zuge sevDesk angeschaut und verrate euch, was mit gut gefallen hat und was nicht.

    Meine persönliche Situation und Anforderungen an eine Lösung, habe ich hier beschrieben: Mein Weg zur automatisierten Buchhaltung Dieser Artiel ist Teil einer Serie:

    Mein Weg zur automatisierten BuchhaltungGet My Invoices: Meine Erfahrungen nach über einem JahrsevDesk: Meine persönlicher (erster) EindruckFastbill: Mein persönlicher (erster) EindruckLexoffice: Mein persönlicher (erster) EindruckMeine Entscheidung

    Info
    Ich habe sevDesk bisher nur im kostenlosen 14-tägigen Probezeitraum genutzt und meine Erfahrung kann man als ersten Eindruck bezeichnen. Der Langzeittest steht noch aus, wenn ich mich schlussendlich für sevDesk entscheiden sollte.

    Ich habe kein Geld oder irgendeine andere Gegenleistung für diesen Bericht erhalten. Ich mach das aus meiner persönlichen Motivation heraus, meine Buchhaltung so gut es geht zu automatisieren.

    Nach Get My Invoices war sevDesk mein erster Versuch eine bessere Lösung für meine Buchhaltung zu finden. Angetan war ich von dem Versprechen durch den Abruf der Zahlungen von meinem Geschäftskonto, PayPal & Kreditkarten jeder Zahlung direkt einen Beleg zuordnen zu können. Deswegen entschloss ich mich sevDesk zumindest einmal in dem 14-tägigem Testzeitraum eine Chance zu geben.

    Zahlungen importieren

    Der erste Eindruck von sevDesk war sehr positiv. Ich konnte direkt loslegen, die Einbindung von meinem Geschäftskonto, PayPal und der Miles&More-Kreditkarte verlief reibungslos. Die Posten wurden direkt importiert und übersichtlich aufbereitet.

    Schwieriger wird es mit American Express. Hier bietet sevDesk aber Offline-Konten an. Bei American Express kann man alle Zahlungen als CSV exportieren. Allerdings muss man vor dem Import zu sevDesk die Datei bearbeiten und das Format des Datums anpassen und die Vorzeichen bei den Beträgen umdrehen, damit sie als Ausgabe und nicht Einnahme erfasst werden. Leider manueller Aufwand, aber vielleicht tut sich da noch etwas.

    Rechnungen

    Rund 7 Jahre habe ich für meine Rechnungen das Mac-Programm Bill genutzt. Diese Ära sollte so langsam zu Ende gehen und auch hier konnte sevDesk beim ersten Eindruck punkten.

    Übersichtliche UI und alle Angaben auf einer Seite:

    Rechnung mit sevDesk schreiben

    Per Email verschicken

    Die fertige Rechnung (und auch ein Angebot, Auftrag, Lieferschein…) kann man bequem direkt aus sevDesk per Email verschicken. Sogar von einer eigenen Email-Adresse, wenn man die Zugangsdaten zu seinem SMTP-Server hinterlegt.

    Außerdem ist es auch möglich weitere Empfänger im CC oder BCC hinzufügen.

    Rechnung/Angebot… per Email versenden inkl. CC & BCC

    Mehrsprachig

    Es ist möglich einem eurem Kunden oder Geschäftspartner im Ausland eine Rechnung in der Landessprache schicken. Zur Auswahl stehen neben Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch und Griechisch.

    Leider wird aber nicht alles übersetzt. Der Kopf- und Fuß-Text und der Betreff entspricht der Eingabe. Hier kann man sich aber eigene Vorlagen auf Englisch anlegen und so das Problem umgehen.

    Vorschau der Rechnung mit Sprache Englisch

    Mich stellt diese Variante zufrieden. Vor allem im Vergleich zu Fastbill. Da kann man zwar eine englischsprachige Vorlage auswählen, damit ist aber nicht alles auf der Rechnung übersetzt. Das Land, auch vom Kunden, bleibt auf Deutsch und im Fußbereich steht dann Gerichtsstand… Wirkt nicht richtig professionell.

    Belege

    Ihr könnt eure Belege per Drag-and-drop hochladen. Gebt einfach vorher an, ob ihr eine Einnahme oder Ausgabe erfassen wollt und sofort steht der Beleg zur weiteren Bearbeitung bereit.

    Belege können ihr auch von der im Konto hinterlegten Email-Adresse an autobox@sevdesk.email gesendet werden und werden dann automatisch unter Entwürfe abgelegt.

    Ein Massenupload ist, soweit ich das gesehen habe, leider nicht möglich.

    Update
    Durch Zufall habe ich herausgefunden, wie ein Massenupload möglich ist: Einfach die Dateien in dem Belege-Screen ziehen. Dann kann man auswählen, ob es sich um Aus- oder Einnahmen handelt und die Belege werden im Hintergrund ausgewertet.

    Die Benutzeroberfläche ist eine Single Page App(lication) und reagiert wirklich schnell. Auch Belege werden sehr flott geladen. Definitiv unter meiner Geduldsgrenze von 1 bis 2 Sekunden.

    Texterkennung

    Gut funktioniert auch die automatische Texterkennung. Viele Angaben in den Rechnungen werden automatisch erfasst und es wird durch eine kleine Flagge auch kenntlich gemacht, welche Angaben automatisch erfasst worden sind. Man kann die Texterkennung sogar in Echtzeit beobachten und auch gleichzeitig schon Einstellungen vornehmen.

    Leider gibt es nicht die Möglichkeit nachträglich Bereiche in dem Beleg mit der Maus auszuwählen und speziell dort noch einmal die Texterkennung laufen zu lassen und anschließend einem Feld zuzuordnen. Vor allem bei langen Rechnungsnummern war das bei Get My Invoices ein nettes Feature.

    Ob die Texterkennung wirklich lernend ist, muss ich noch beobachten. Leider kann man bei sevDesk kein Feedback zu der Texterkennung geben. Bei Fastbill kann man die direkt mit 1-5 Sternen bewerten und so dem Entwickler einen guten Anhaltspunkt zur Verbesserung bieten.

    Workflow

    Positiv erwähnenswert ist auch der gute und durchdachte Workflow. Man kann einer Zahlung direkt einen bestehenden Beleg zuweisen oder einen neuen anlegen. Bei Fastbill kann man z.B. nur einer Zahlung einen Beleg zuordnen aber nicht direkt einen neuen Beleg anlegen/hochladen. Da heißt es erst wieder unter Dokumente wechseln, Beleg hochladen, zurück zu Banking, Posten finden und dann den Beleg dem Posten zuweisen.

    Praktisch ist ebenfalls, dass man aus dem Belege-Erfassen-Dialog neue Kunden anlegen kann. Das ist bei Fastbill ebenfalls nicht möglich.

    Zusätzlich gibt es auch eine Stapelverarbeitung, um mehrere Belege hintereinander zu bearbeiten. Man kann auch wirklich schnell zwischen den einzelnen Belegen hin und herwechseln.

    Keine Fremdwährungen

    Auf ein Problem bin ich leider ziemlich schnell gestoßen. Bei selbst erstellten Rechnungen erlaubt sevDesk zwar Fremdwährungen, bei Belegen aber nicht. Zwar werden bei mir schlussendlich alle Posten in Euro verbucht, aber sevDesk mecker bei der kleinsten Abweichung zwischen dem im Beleg-Betrag und Zahlungs-Betrag und möchte dafür einen Grund wissen. Hier wäre es zumindest praktisch, wenn man sevDesk sagen könnte, dass es für den Beleg den Zahlungs-Betrag übernehmen soll.

    Ist der Beleg einmal einer Zahlung zugewiesen, kann man den Beleg-Betrag nicht mehr ändern. Man muss den Beleg wieder von der Zahlung lösen, den Zahlungs-Betrag eingeben und anschließend wieder der Zahlung zuweisen.

    Fremdwährungen werden in Belegen nicht erkannt und lassen sich auch nicht eingeben

    Wichtige Hinweise

    Die aktuelle Umsatzsteuersenkung von 16% auf 19% macht das Rechnungsschreiben recht fehleranfällig. Entscheidend ist halt der Leistungszeitpunkt. Schön ist, dass sevDesk hier einen warnt, wenn die angegebene MwSt. nicht mit dem Leistungszeitraum übereinstimmt.

    Schöne Übersicht des Belegs mit Lupe und Details

    Apps

    Neben der Web App(lication) bietet sevDesk auch eine ziemlich umfangreiche App für iOS und Android an. Die Konkurrenz bietet i.d.R. nur Scan-Apps an.

    Auch wenn ich ganz gut mit der App auf dem iPad arbeiten kann, kommt sie trotzdem nicht an die Usability der Website ran. Das merkt man spätestens, wenn man beim Erfassen der Belege, die PDF nicht links von den Angaben darstellen lassen kann. Stattdessen muss man sie einzeln öffnen was definitiv unproduktiv ist.

    Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass es ein massiver Mehraufwand ist neben einer Website noch eine App zu pflegen. Vor allem, wenn man den Anspruch hat, auf beiden Plattformen denselben Umfang an Features anzubieten. Das gelingt meiner Meinung nach nur sehr selten gut und bindet halt sehr viel Entwicklerressourcen, die man eventuell besser einsetzen kann.

    Trotzdem sollte man nicht vergessen, dass Apps immer noch ein großes Thema sind und eine Rechnung schnell auf dem Smartphone oder Tablet schreiben durchaus sinnvoll sein kann.

    Preis

    Mit 16,90€ im Monat für das Paket Buchhaltung finde ich sevDesk preiswert. Vor allem, wenn ich es mit Get My Invoices vergleiche, für das ich 19€ bezahlen oder 29,99€ für das Pro-Paket von Fastbill. Lexoffice spielt im Buchhaltung & Berichte-Paket mit dauerhaft 16,90€ in einer ähnlichen Liga.

    Zudem bietet sevDesk 50% Wechsel-Rabatt an, wenn man vorher eine andere Buchhaltungssoftware genutzt hat. Man muss sich aber für eine Laufzeit von 12 oder 24 Monaten entscheiden. Bei mir ist dazu allerdings nie eine Email angekommen…

    Fazit

    SevDesk erfüllt nur in einem Punkt nicht meine Ansprüche: Beim Thema Fremdwährungen für Belege. Vor allem der Workflow hat mich sonst sehr überzeugen können und der Preis ist definitiv fair angesetzt.

    Positiv beeindruckt hat mich, dass SevDesk ein öffentliches Forum betreibt, wo mit Feature Request aber auch Support Fragen gut umgegangen wird und sich so auch Nutzer untereinander helfen können. Außerdem bekommt man da einen guten Eindruck, wo es an welcher Stelle noch hakt.

    Dieser Artikel ist Teil der Serie Buchhaltung automatisieren. Hier findet ihr die weiten bisher veröffentlichen Beiträge:

    Mein Weg zur automatisierten BuchhaltungGet My Invoices: Meine Erfahrungen nach über einem JahrsevDesk: Meine persönlicher (erster) EindruckFastbill: Mein persönlicher (erster) EindruckLexoffice: Mein persönlicher (erster) EindruckMeine Entscheidung

  2. Genial, der Post motiviert mich meine Buchhaltung ebenfalls weiter zu automatisieren.
    Insbesondere die automatische Belegerfassung dürfte eine deutliche Zeitersparnis bedeuten.

    Ich habe noch folgende Anbieter gefunden, die vielleicht einen Blick wert sein dürften:

    Papierkram.de
    Buchhaltungsbutler.de

Erwähnungen

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