Buchhaltung mit Fastbill automatisieren: Meine Erfahrung

Fastbill verspricht eine automatisierte Buchhaltung und genau danach bin ich aktuell auf der Suche. Nachdem ich bei sevDesk auf einige Probleme für meine Buchhaltung gestoßen bin, war Fastbill mein nächster Versuch.

Meine persönliche Situation und Anforderungen an eine Lösung habe ich hier beschrieben: Mein Weg zur automatisierten Buchhaltung. Dieser Artikel ist Teil einer Serie:

  1. Mein Weg zur automatisierten Buchhaltung
  2. Get My Invoices: Meine Erfahrungen nach über einem Jahr
  3. sevDesk: Meine persönlicher (erster) Eindruck
  4. Fastbill: Mein persönlicher (erster) Eindruck
  5. Lexoffice: Mein persönlicher (erster) Eindruck
  6. Meine Entscheidung

Info

Ich habe Fastbill bisher nur im kostenlosen 14-tägigen Probezeitraum genutzt und meine Erfahrung kann man als ersten Eindruck bezeichnen. Der Langzeittest steht noch aus, wenn ich mich schlussendlich für Fastbill entscheiden sollte.

Ich habe kein Geld oder irgendeine andere Gegenleistung für diesen Bericht erhalten. Ich mach das aus meiner persönlichen Motivation heraus, meine Buchhaltung so gut es geht zu automatisieren.

Die Registrierung zu Fastbill war wirklich schnell erledigt: Email eingeben und loslegen. Nachdem ich mir einen ersten Eindruck von der Benutzeroberfläche gemacht habe, habe ich auch direkt meine Konten hinterlegt:

Zahlungen importieren

Auch bei Fastbill war die Einrichtung meines Geschäftskontos und der Miles&More Kreditkarte ein Kinderspiel. Etwas komplizierter war PayPal. Hier wollte der Dienstleister von Fastbill einen API-Key. Bei allen anderen Anbietern, ging das per einmaligen Login (OAuth 2.0, Key wird dann im Hintergrund übergeben).

Leider unterstützt Fastbill aber ebenfalls nicht American Express und einen manuellen Import wie bei sevDesk gibt es leider nicht. Ich habe dem Support eine kurze Nachricht geschrieben und dieser hat mir angeboten einen manuellen Import zu veranlassen. Dafür muss ich aber jedes Mal die CSV-Datei an den Kundendienst schicken und ein paar Stunden auf den Import warten.

Rechnungen

Schön übersichtlich ist die Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Bestellungen, Aufträgen, Lieferscheinen… bei Fastbill gehalten. Eine Rechnung schreibe ich damit wirklich in wenigen Sekunden.

fastbill rechnung erstellen
Rechnung erstellen ist sehr übersichtlich und einfach

Per Email verschicken

Der Versand per Email aus Fastbill heraus ist gut umgesetzt. Man kann auch hier einen eigenen SMTP-Server hinterlegen. Außerdem sind CC und BCC möglich.

fastbill emailversand

Mehrsprachigkeit

Leider nur halbherzig ist die Mehrsprachigkeit umgesetzt. Fastbill stellt zwar eine Englischsprachige Vorlage bereit, das übersetzt aber nur die Standardtexte. Das Land oder auch Gerichtsstand sind dann leider nicht übersetzt. Auch werden weiterhin , statt . als Trennung zwischen Euro- und Centbetrag verwendet.

An dieser Stelle sollte definitiv ausgebessert werden. Das wirkt sonst schnell unprofessionell (und so wie ich es bisher immer gemacht habe…).

Belege

Unter Dokumente könnt ihr eure Belege einfach hochladen und auch ein Massenupload ist problemlos möglich. Zusätzlich gibt es für iOS und Android jeweils eine Scan-App.

Außerdem gibt es eine personalisierte Email-Adresse (ab dem Pro-Paket, nicht im Starter-Paket enthalten), an die man Belege weiterleiten kann. Durch die personalisierte Adresse kann man die Email auch in Portalen als Rechnungs-Email hinterlegen. Bei sevDesk erfolgt die Zuordnung über den Absender und da ist nur der Accountinhaber erlaubt.

Die Belege landen dann erst einmal im Eingang und müssen mindestens einmal Zugewiesen werden.

Texterkennung

Dabei hilft auch bei Fastbill die Texterkennung und sie funktioniert wirklich gut. Gefühlt auch noch einmal besser als bei sevDesk.

Wirklich positiv zu erwähnen ist, dass man bei jedem Beleg die Texterkennung mit 1-5 Sternen bewerben kann. Das gibt den Entwickler eine sehr gute Basis die Erkennung zu verbessern und mitzubekommen, wo es hakt.

Workflow

Im Erfassungsmodus hat man die PDF links und die Angaben rechts. Die PDF wird in einem iFrame im Browser geöffnet. Das ermöglicht auch direkt Angaben mit der Maus aus der PDF zu markieren und zu kopieren. Definitiv praktischer als bei sevDesk.

Leider ist die Breite des iFrames auf 722 Pixel fest vorgegeben. Wenn man einen breiten Monitor hat, ist verdammt viel Platz links & rechts, den man super dafür nutzen könnte das PDF breiter darzustellen. Leider muss man so die Angaben z.T. mit der Lupe suchen und oft die Vergrößerungsfunktion der Browser-Vorschau nutzen.

Ein wirklich nerviger Punkt ist, dass man aus dem Erfassungsmodus heraus keine neuen Kunden anlegen kann (legt man eine Rechnung, Angebot… an, ist das möglich…). Ist der Kunde noch nicht in der Liste, muss man die bis dahin gemachten Angaben verwerfen, zu Kunden wechseln, den Kunden anlegen und zurück in den Erfassungsmodus.

fastbill erfassung

Ebenfalls müsste es definitiv umgesetzt werden, dass man für eine Transaktion einen Beleg hochladen kann. Das Feld heißt sogar Belege können hier abgelegt werden. Damit sind aber nur bereits erfasste Belege aus der Seitenleiste gemein und keine neuen PDFs. Auch hier muss man dann erst unter Dokumente wechseln, dort die PDF hochladen, erfassen und erst anschließend unter Banking wieder zuweisen. Ein Workflow-Supergau, meiner Meinung nach.

fastbill banking
Zahlungen einen oder mehrere Belege zuordnen

Fremdwährungen

Besonders gefreut hat mich die Möglichkeit Fremdwährungen bei Belegen zu erfassen. Das macht es für mich deutlich einfacher und da ich viele Ausgaben und Einnahmen in Dollar oder Pfund habe. Die landen zwar schlussendlich in Euro auf meinem Girokonto aber bei sevDesk muss ich immer vor dem Zuweisen zu einer Zahlung, den Betrag in dem Beleg anpassen, damit sevDesk nicht meckert.

Preis

Fastbill ist deutlich teurer als die Konkurrenz. Ich müsste für das Pro-Paket 29,99€ pro Monat bezahlen. Bei sevDesk und Lexoffice wäre es mit einem vergleichbaren Leistungsumfang nur 16,90€.

Ein Wechselbonus gibt es bei Fastbill leider nicht.

Dieser Artikel ist Teil der Serie Buchhaltung automatisieren. Hier findet ihr die weiten bisher veröffentlichen Beiträge:

  1. Mein Weg zur automatisierten Buchhaltung
  2. Get My Invoices: Meine Erfahrungen nach über einem Jahr
  3. sevDesk: Meine persönlicher (erster) Eindruck
  4. Fastbill: Mein persönlicher (erster) Eindruck
  5. Lexoffice: Mein persönlicher (erster) Eindruck
  6. Meine Entscheidung

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