Meine kleine Serie zu meinem Versuch die Buchhaltung zu automatisieren, möchte ich heute mit einer Entscheidung zu Ende bringen. Eine Entscheidung, welches Tool ich in Zukunft verwenden werden.
Getestet habe ich Get My Invoice, welches ich über ein Jahr lang verwendet habe, sevDesk, Fastbill und Lexoffice. Meine Anforderungen habe ich bereits am Anfang klar definiert. 100% werden diese von keinem der Anbieter erfüllt, aber ich habe trotzdem einen Kompromiss gefunden.
Die bisherigen Artikel der Serien, die mit der Entscheidung (vorerst) zu Ende geht, findet ihr hier:
- Mein Weg zur automatisierten Buchhaltung
- Get My Invoices: Meine Erfahrungen nach über einem Jahr
- sevDesk: Meine persönlicher (erster) Eindruck
- Fastbill: Mein persönlicher (erster) Eindruck
- Lexoffice: Mein persönlicher (erster) Eindruck
- Meine Entscheidung
Die Entscheidung
Ich will auch nicht lange um den heißen Brei herumreden: Ich setzte jetzt bereits seit drei Monaten sevDesk ein und bin bisher auch immer noch zufrieden!
Gehen wir doch einfach einmal die Anforderungen durch und schauen, wo es noch Hakt:
- Rechnungen schreiben, auf Englisch und inkl. CC per Email verschicken: Ich kann schnell und einfach Rechnungen schreiben und direkt per Email inkl. CC verschicken. Rechnungen auf Englisch sind kein Problem und mit den Vorlagen auch schnell erstellbar.
- Belege per Email weiterleiten: Rechnungen, Gutschriften und Belege von Dritten kann ich einfach an autobox@sevdesk.email weiterleiten. Hier muss ich nur aufpassen, die in sevDesk hinterlegte Email-Adresse als Absender zu verwenden. Meine Rechnungs-Email-Adresse, die ich bei vielen Anbietern hinterlegt habe, funktioniert damit leider nicht mehr. Ich muss immer darauf achten die Emails mit Belegen mit der richtigen Absender-Email-Adresse weiterzuleiten. Etwas nervig. Schön wäre es, wenn man bei sevDesk mehrere Email-Adressen als Absender erlauben könnte.
- Belege in Fremdwährungen: Ein Manko von SevDesk ist, dass leider keine Belege in Fremdwährungen unterstützt werden. Als Workaround schreibe ich den Beleg erst fest, wenn ich die genaue Summe in Euro kenne, z.B. vom Kontoauszug. Ist zwar nervig aber funktioniert.
- Konto, Kreditkarten, PayPal: Meine Kontobewegungen kann ich alle in sevDesk einsehen und jeder Zahlung einen Beleg zuordnen. Nur die Kontobewegungen von American Express kann ich leider nicht abrufen aber importieren. Ich habe mir dafür ein kleines Node.js-Script gebastelt, was die CSV-Datei in das richtige Format bringt.
- Lernende Texterkennung: Die Texterkennung der Belege ist gut, aber nicht perfekt. Immerhin habe ich bei sevDesk bisher das Gefühl, mit jedem Beleg wird es wirklich besser und ich muss nicht wie früher bei Get My Invoice jedes Mal dieselben Fehler korrigieren.
- Monatlicher Export: Bevor ich die Belege an meinen Steuerberater weiterleite, exportiere ich alle Belege und lege sie lokal in einem Ordner als Backup ab. Funktioniert gut!
- Export an meinen Steuerberater: Mein Steuerberater bekommt die Belege und Zahlungen bequem per DATEV-Export und ist damit bisher glücklich, wobei wir hier noch ein Problem bei Zuordnung der Kundennummern lösen müssen.
- Schnelle Ladezeiten: Wunderbar. An diesem Punkt hat mir sevDesk wirklich überzeugt. Die Webapp fühlt sich wirklich wie ein natives Programm an.
- Gute Benutzerfreundlichkeit: Auch hier gibt es keine großen Punkte, wo mich der Workflow von sevDesk wirklich stört. Ich habe nicht das Gefühl irgendwo Zeit zu verschwenden.
Wie geht es weiter?
Zwar hat sevDesk meine Buchhaltung beschleunigt, trotzdem ist sie noch lange nicht vollständig automatisiert. Pro Monat muss ich, bzw. meine Frau, weiterhin gut einen Arbeitstag in die Buchhaltung investieren.
Ein Problem ist immer noch der Export der Belege aus den einzelnen Affiliate Netzwerken, mit denen ich zusammenarbeite. Hier habe ich angefangen mit Node.js und Puppeteer (Headless Browser) ein automatisches Script zu schreiben. Allerdings muss ich schon nach drei Monaten der Nutzung feststellen, dass der Pflegeaufwand enorm ist. Auf einmal wird eine komplett neue UI eingeführt, heißt ich muss das Script neu schreiben oder ein Popup blockiert das Script und ich muss doch wieder Hand anlegen.
Ich habe schon darüber nachgedacht für den Export doch wieder Get My Invoice zu nutzen oder einen andern Anbieter in dem Segment auszuprobieren. Der Kern meiner Buchhaltung soll aber weiterhin sevDesk bleiben.
Ich halte Euch auf dem Laufenden!
Hier noch einmal alle Teile dieser Serie:
Interessanter Artikel, weil ich auch mehr automatisieren will. Einer meiner wichtigen Anforderungen ist ZUGFeRD-Unterstützung. Das ist für E-Rechnungen an die öffenliche Verwaltung seit letztem Monat Pflicht. sevDesk scheint das zu unterstützen:
https://hilfe.sevdesk.de/de/knowledge/e-rechnungen-im-zugferd-format.
Das sollte mal grundsätzlich zum Standard werden!
Dieser Artikel wurde erwähnt auf gist.github.com
Hi Johannes, dein Artikel ist schon eine Weile her, mich würde aber dennoch interessieren, wie dein aktueller Stand ist. Ich nutze auch GMI in Kombination mit lexoffice. Die Affiliate-Belege schiebe ich übrigens über eine Mail-Regel aus der Inbox zu GMI. Das ist für mich die einfachste Lösung gewesen. Ich stand vor 3 Jahren zudem auch vor der Frage, welches Buchhaltungs-Tool ich nutze und habe mich schließlich für lexoffice entschieden – muss auch sagen, dass die Belegerkennung da immer besser wird und mit der automatisierten Zuordnung, die ich nur noch prüfen muss, wird der Workflow zeitlich auch immer kürzer. Damals hatte ich noch buchhaltungsbutler in der Auswahl. Vielleicht ist das ja auch was für dich? Viele Grüße Jasmina
Hallo Jasmina,
ich bin aktuell mit SevDesk zufrieden. Alles was direkt als PDF per Email
kommt, leite ich einfach weiter und sonst muss ich mich halt einmal pro Monat einloggen und die Belege herunterladen.
Hi Johannes,
ich bin eben auf deine Beiträge aufmerksam gewordne und fühle mit dir. Ich nutze GMI seit fast einem Jahr und es ist echt nervig. Mit Sevdesk bin ich vorher jedoch auch nicht klar gekommenb. bzw. wollte meine Buchhalterin damals nicht auf SevDesk wechseln.
Ich such egerade auch noch nach der passenden lösung, will aber folgendes mit dir teilen.
Fast 90% aller Zuliferer sind fähig, mir ihre Rechnung per Mail zu senden. Diese versehe ich in GMail mit dem TAG „GMI“. In GMI habe ich den entsprechenden Import von nur diesen getaggten Emails eingestellt. So bleib ich maximal flexibl.
Portale verwende ich nur noch diese, wo mir keine Mail zugesendet werden kann. Das sind glaube ich noch 3 oder 4 bei mir. Also zum glück überschaubar.
Würde mich freuen hier eine „super“ lösung zu finden:) Hast du zum Beispiel Erfahrung mit dem Datev Zeug?
Herzliche Grüße
Daniel
Hallo Daniel,
Email-Postfächer abrufen kann sevDesk nicht aber was möglich ist, ist die Emails an autobox@sevdesk.de weiterzuleiten. Muss allerdings von der bei sevDesk hinterlegten Email-Adresse erfolgen. Kannst dir theoretisch eine automatische Weiterleitung einstellen und das Thema ist erledigt. Ich mach es aktuell manuell per Weiterleitung.